فایل ها و پوشه های کثیف خود را با این استراتژی اشتباه سازماندهی کنید.
من از سال 2011 به PCMag کمک می کنم، گاهی اوقات به عنوان یک تحلیلگر و ستون نویس، و در حال حاضر به عنوان معاون سردبیر تیم نرم افزار. ستون من، Get Organized ، از سال 2012 در PCMag در حال اجرا است. در مورد نحوه مدیریت همه دستگاه‌ها، برنامه‌ها، عکس‌های دیجیتال، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل و سایر فناوری‌هایی که می‌توانند به شما احساس کنند که می‌خواهید داشته باشید، راهنمایی می‌کند. یک حمله پانیک
چقدر به جستجو برای یافتن فایل ها و پوشه های مورد نیاز خود متکی هستید؟ من با افراد خوشبین زیادی ملاقات کرده ام که معتقد است جستجو به اندازه کافی خوب است که همیشه فایل های مورد نظر خود را در چند ثانیه جمع آوری کند. خوش‌بینی پس از چند سال محو می‌شود، زیرا مردم بیشتر از آنچه ذهنشان می‌تواند به خاطر بسپارد، چیزهای دیجیتالی را جمع‌آوری می‌کند. بنابراین اجازه دهید ساده ترین و کارآمدترین راه را برای پاکسازی سریع فایل های خود با شما به اشتراک بگذارم.
این استراتژی یکی از مواردی است که بارها درباره آن نوشته ام. برای تمیز کردن فضای ذخیره‌سازی آنلاین شما و همچنین مرتب کردن حساب‌های ایمیل ، فضای ذخیره‌سازی محلی و حتی فایل‌های کاغذی مانند اسناد خانوادگی (که باید آنها را نیز دیجیتالی کنید) کار می‌کند. من تقریباً دو دهه است که از آن به طور قابل اعتماد استفاده کرده ام، و هرگز برای من ناکام نبوده است.
در پایان مقاله، من چند کلمه در مورد آنچه باعث می شود این سیستم کار کند، دارم. اما اجازه دهید به تعقیب و گریز ادامه دهم و به شما نشان دهم که چیست و چگونه آن را انجام دهید.
ابتدا یک پوشه بسازید و آن را "2022" یا هر سالی که سال جاری است نام ببرید. این پوشه باید در بالاترین لایه سازمان شما زندگی کند. به عنوان مثال، در Dropbox، این پوشه جدید را درست در پوشه Dropbox قرار دهید. در GoogleDrive ، آن را در My Drive قرار دهید. در OneDrive ، آن را در My Files قرار دهید.
برای این روش سازماندهی، OneDrive شاید دست و پاگیرترین سیستمی باشد که می توان با آن کار کرد، اما من نکات دیگری برای کاربران OneDrive دارم که تا پایان به آنها اشاره می کنم. به طور مشابه، کاربران Google Drive متوجه می شوند که به چند اشاره گر منحصر به فرد در رابطه با پاک کردن فایل های به اشتراک گذاشته شده با آنها نیاز دارند. من هم کمی بعد به آن نکات می پردازم.
یک پوشه دوم ایجاد کنید و آن را "_Inbox" بنامید. این پوشه جدید را در همان سطح پوشه 2022 خود قرار دهید تا در کنار یکدیگر ظاهر شوند. وقتی پوشه ها بر اساس حروف الفبا مرتب می شوند، خط زیر باعث می شود که پوشه در بالای لیست ظاهر شود.
مرحله بعدی شناسایی فایل های فعال است، یعنی فایل هایی که حداقل یک بار در ماه باز می کنید یا روی آنها کار می کنید. آن فایل ها را در پوشه _Inbox قرار دهید.
فایل های دیگری را که امسال روی آنها کار کرده اید شناسایی کنید و آنها را به پوشه سال جاری منتقل کنید. برخی از نمونه‌های واضح عکس‌هایی هستند که در سال 2022 گرفته‌اید. همه آنها را انتخاب کرده و به پوشه 2022 منتقل کنید.
دلیل انجام همزمان این مراحل (مرتب‌سازی فایل‌ها در پوشه _Inbox و 2022) این است که همیشه فایل‌هایی را پیدا می‌کنید که به خوبی در هیچ‌یک از دسته‌بندی‌ها قرار نمی‌گیرند. به عنوان مثال، ممکن است پس از ثبت مالیات، کپی های دیجیتالی از اظهارنامه مالیاتی خود داشته باشید که باید در پوشه 2022 قرار گیرند، اما ممکن است لازم باشد قبل از پایان سال دوباره به آن فایل ها مراجعه کنید، در این صورت آنها در _Inbox قرار دارند. .
زیاد نگرانش نباش تصمیم بگیرید و زیاد به آن فکر نکنید. با استفاده از این سیستم، شما قبلاً تعداد مکان هایی را که فایل می تواند باشد به دو کاهش داده اید. خیلی خوب است.
مرحله بعدی ایجاد چند پوشه سال اضافی مانند 2021، 2020، 2019 و غیره است.
چقدر باید به عقب برگردی؟ بسته به تعداد فایل‌هایی که در سیستم ذخیره‌سازی آنلاین خود دارید، ممکن است پس از چند سال متوقف شوید و سپس پوشه‌ای به نام «2015 و قدیمی‌تر» بسازید. به عنوان مثال، قدیمی ترین پوشه من "2005-OLDER" نام دارد.
اسم آن را «قدیمی‌تر از 2015» نگذارید. در عوض، سال را در ابتدای نام نگه دارید تا همه پوشه‌های شما به ترتیب زمانی ظاهر شوند که بر اساس حروف الفبا مرتب شوند.
از این نقطه، بسیار آسان است که همه فایل های خود را بر اساس تاریخ مرتب کنید و آنها را به پوشه سال مربوطه منتقل کنید. باز هم، اگر فایل‌هایی دارید که به طور بالقوه در چندین پوشه زندگی می‌کنند، زیاد به آن فکر نکنید. فقط فعلاً آنها را در یک پوشه قرار دهید. می توانید بعداً آن را تنظیم کنید.
اکنون که فایل های شما حداقل در هر سال به پوشه ها تفکیک می شوند، اگر بخواهید می توانید اینجا توقف کنید. یا می توانید یک لایه عمیق تر با چند پوشه فرعی سازماندهی کنید.
در هر پوشه سالی، می‌توانید چند زیرپوشه با نام‌های واضح ایجاد کنید. چند نمونه عبارتند از:
2022 عکس
ویدیوهای 2022
فایل های کاری 2022
مالیات‌های 2021 (من این پوشه را در پوشه اصلی سال 2022 قرار می‌دهم زیرا شما مالیات‌های سال 2021 را در سال 2022 تهیه و ثبت می‌کنید، هرچند ممکن است ذهن شما کمی طول بکشد تا این واقعیت را به خاطر بسپارید)
توجه داشته باشید که برای هر زیرپوشه، سال را نیز در نام وارد می کنم. این به این دلیل است که اگر به طور تصادفی یک زیرپوشه را به مکان اشتباهی منتقل کنید، بلافاصله آشکار می شود و اصلاح آن آسان است.
اکنون تنها کاری که باید انجام دهید این است که فایل ها را به زیر پوشه های مناسب منتقل کنید. می توانید این مرحله را فوراً انجام دهید یا آن را برای زمانی که زمان بیشتری دارید ذخیره کنید. انتقال فایل‌ها به زیرپوشه‌ها مهم نیست، اما بسته به تعداد فایل‌هایی که در هر مکان دارید، می‌تواند فایل‌های شما را بسیار منظم‌تر کند.
و این اصل ماجراست!
قبلاً اشاره کردم که مایکروسافت OneDrive چالش‌هایی را برای استفاده از این سیستم سازمان‌دهی فایل و پوشه ارائه می‌کند. مشکل این است که مایکروسافت بسته به برنامه ای که برای ایجاد فایل استفاده کرده اید، فایل ها را به طور پیش فرض در پوشه ها برای شما قرار می دهد. برای مثال، ممکن است تعداد زیادی از فایل‌های شما قبلاً در Documents، My Vault و Pictures باشد.
این چیزی است که من در این مورد توصیه می کنم:
به سادگی پوشه های سال خود را در زیر پوشه ها ایجاد کنید
برای سال جاری هنوز پوشه درست نکنید
پوشه _Inbox درست نکنید
هر فایلی را که کم و بیش با آنها تمام شده است به پوشه سال مربوطه منتقل کنید
همه فایل‌های فعال خود را در پوشه والد، درست همان جایی که هستند، نگه دارید
چند ماه بعد، زمانی که به راحتی وارد سال 2023 یا بعد شدیم، ممکن است یک پوشه 2022 بسازید و چند فایل را به آن منتقل کنید. در حال حاضر، کمترین گیج کننده ترین روش این است که فایل های فعال خود را درست در جایی که هستند نگه دارید و بقیه را در جایی که پیدا کردن آنها آسان باشد، ذخیره کنید.
همچنین نکات ما را برای نحوه مدیریت عکس‌ها در OneDrive و نحوه مدیریت، همگام‌سازی و اشتراک‌گذاری فایل‌ها در OneDrive ببینید.
اگر از Google Drive استفاده می کنید، تمام مراحلی که در ابتدا بیان کردم به خوبی کار می کنند. اما احتمالاً مشکل دیگری دارید: مجموعه ای از فایل هایی که افراد دیگر با شما به اشتراک گذاشته اند.
اگر زمانی سعی کنید فضایی را در Google Drive آزاد کنید، مطمئناً با فایل‌هایی که با شما به اشتراک گذاشته شده‌اند مواجه شده‌اید، زیرا اغلب به‌طور غیرمنتظره فضای زیادی را اشغال می‌کنند و باعث می‌شوند که میوه‌ای کم آویزان برای حذف شوند.
چگونه باید مواردی را که می خواهید نگه دارید سازماندهی کنید؟
به اشتراک گذاشته شده با من بروید
فایل های به هم ریخته را مشاهده کنید و یکی (یا تعداد زیادی) را که می خواهید به جای سازماندهی حذف کنید، انتخاب کنید
کلیک راست کرده و Remove را انتخاب کنید
برای هر فایلی که می خواهید نگه دارید و سازماندهی کنید، روی آن کلیک راست کرده و گزینه Add shortcut to Drive یا Make a copy را انتخاب کنید و پوشه ای را که باید آن را در آن ذخیره کنید انتخاب کنید.
چرا این سیستم کار می کند؟ برای یک، شما واقعا نمی توانید با سال ها اشتباه کنید. هر فایل یا در یک سال خاص ایجاد شده یا فعال شده است – و اگر نه، همیشه می‌توانید آن را در صندوق ورودی خود قرار دهید . حتی ممکن است برای اسناد همیشه سبز خاص تر، زیرپوشه ای در صندوق ورودی خود ایجاد کنید، مانند:
سلامتی
شناسنامه و مدارک شخصی
القاب و اسناد
همانطور که گفته شد در مورد ساخت زیرپوشه در پوشه های سال شما نیز همینطور است. ادامه دهید و زیرپوشه‌هایی را که قبلاً برای Photos، Taxes ، Work Files و هر چیز دیگری که برای شما منطقی است ایجاد کنید.
یکی دیگر از دلایل کارآمدی این سیستم این است که برای شروع به فکر زیاد شما نیاز نیست. شما مجبور نیستید در مورد اینکه چه نام پوشه‌هایی را انتخاب کنید، تصمیمات زیادی بگیرید. آن تصمیمات از قبل برای شما گرفته شده است. و می توانید کم کم به سیستم اضافه کنید و در صورت نیاز زیر پوشه های بیشتری ایجاد کنید. برای مثال، در پوشه Photos 2022 خود، ممکن است 2022 Photos Meg's Wedding و 2022 Photos David's Graduation داشته باشید.
یکی از مهم‌ترین ایده‌هایی که با مردم در هنگام پاک‌سازی فایل‌هایشان به اشتراک می‌گذارم این است که نگران رسیدگی به همه چیز یک‌باره نباشند. هنگامی که پوشه‌های سالی را برای سازماندهی فضای ذخیره‌سازی آنلاین خود می‌سازید، فوراً سیستمی را ارائه می‌کنید که می‌توانید به سرعت آن را پیاده‌سازی کنید و فوراً به شما دستاوردهای بزرگی می‌دهد. وقتی نوبت به سازماندهی بیشتر سیستم شما می رسد، اکنون هیچ فشاری برای انجام آن وجود ندارد. می توانید وقت بگذارید و کم کم این کار را انجام دهید.
برای توصیه های بیشتر برای تمیز کردن زندگی دیجیتالی خود، نکاتی را برای سازماندهی کابل ها و سیم ها ، آزاد کردن فضا در iPhone یا iPad و پاک کردن فضای دیسک در ویندوز بیاموزید.
در خبرنامه نکات و ترفندها برای مشاوره تخصصی ثبت نام کنید تا از فناوری خود نهایت استفاده را ببرید.

این خبرنامه ممکن است حاوی تبلیغات، معاملات یا پیوندهای وابسته باشد. اشتراک در خبرنامه نشان دهنده رضایت شما با شرایط استفاده و خط مشی رازداری ما است. شما می توانید در هر زمان اشتراک خود را از خبرنامه لغو کنید.
اشتراک شما تایید شده است. مراقب صندوق ورودی خود باشید!
تبلیغات
من از سال 2011 به PCMag کمک می کنم، گاهی اوقات به عنوان یک تحلیلگر و ستون نویس، و در حال حاضر به عنوان معاون سردبیر تیم نرم افزار. ستون من، Get Organized ، از سال 2012 در PCMag در حال اجرا است. در مورد نحوه مدیریت همه دستگاه‌ها، برنامه‌ها، عکس‌های دیجیتال، شبکه‌های اجتماعی، ایمیل و سایر فناوری‌هایی که می‌توانند به شما احساس کنند که می‌خواهید داشته باشید، راهنمایی می‌کند. یک حمله پانیک
آخرین کتاب من « راهنمای همه چیز برای کار از راه دور» است که به جزئیات زیادی درباره موضوعی می‌پردازد که من به‌عنوان نویسنده آن را پوشش داده‌ام و شخصاً از قبل از همه‌گیری کووید-19 در آن شرکت کرده‌ام.
من در برنامه های بهره وری و همکاری، از جمله نرم افزار مدیریت پروژه، تخصص دارم. من همچنین خدمات یادگیری آنلاین را آزمایش و تجزیه و تحلیل می کنم، به ویژه برای یادگیری زبان.
در حالی که این روزها فقط برای سلامتی و تناسب اندام به فناوری می پردازم، از نوشتن نقدی درباره Fitbit Ultra اصلی و محصولات مشابهی که بعد از آن آمدند، لذت بردم.
قبل از کار برای PCMag، من سردبیر مجله Game Developer بودم. من همچنین در انجمن ماشین‌های محاسباتی، روزنامه Examiner در سانفرانسیسکو و چندین نشریه دیگر کار کرده‌ام. اولین کار من در انتشارات، ویرایش کپی مقالات بررسی شده در زمینه فیزیک شیمی بود.
من را در Twitter @jilleduffy دنبال کنید یا از طریق صفحه تماس با من در تماس باشید .
بیوگرافی کامل جیل را بخوانید
PCMag.com یک مرجع پیشرو در زمینه فناوری است که بررسی های مستقل و مبتنی بر آزمایشگاه از آخرین محصولات و خدمات ارائه می دهد. تجزیه و تحلیل صنعت متخصص و راه حل های عملی ما به شما کمک می کند تا تصمیمات خرید بهتری بگیرید و از فناوری بیشتر بهره مند شوید.
© 1996-2022 زیف دیویس. گروه دیجیتال PCMag
PCMag، PCMag.com و PC Magazine از جمله علائم تجاری ثبت شده فدرال Ziff Davis هستند و ممکن است توسط اشخاص ثالث بدون اجازه صریح استفاده نشوند. نمایش علائم تجاری و نام تجاری شخص ثالث در این سایت لزوماً نشان دهنده وابستگی یا تأیید PCMag نیست. اگر روی پیوند وابسته کلیک کنید و محصول یا خدماتی را بخرید، ممکن است توسط آن تاجر هزینه ای به ما پرداخت شود.

source

توسط bahram_admin

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.