تلاش برای مدیریت شلوغی و در عین حال داشتن یک برنامه شلوغ می تواند دشوار باشد. در حالی که همه انواع درهم و برهمی می توانند به سرعت نامناسب شوند و فضای ارزشمندی را در خانه شما اشغال کنند، درهم ریختگی کاغذ و به هم ریختگی در قالب اسناد، شاید سریع ترین شکل ممکن را جمع آوری کنند. الن دلپ، رئیس انجمن ملی حرفه‌ای‌های بهره‌وری و سازماندهی، از طریق Real Simple به اشتراک گذاشت که اسناد و به هم ریختگی نامه‌ها دلیل اصلی مراجعه مشتریان برای درخواست تخصص سازماندهی اوست. Per Cision PR Newswire ، نظرسنجی انجام شده توسط DeCluttr و انجمن ملی سازمان دهندگان حرفه ای نشان داد که 54٪ از آمریکایی ها احساس بهم ریختگی می کنند، در حالی که 78٪ نمی دانند با آن چه کاری انجام دهند یا چگونه با آن مقابله کنند، بنابراین به سادگی اجازه می دهند که جمع شود. .
به هم ریختگی نامه و اسناد می تواند بسیار دشوار باشد، و بر خلاف بسیاری از موارد دیگری که نگه داشته اید و فضای خانه شما را اشغال می کنند، نمی توانید آن را فقط در گاراژ بفروشید یا به آنها اهدا کنید. حسن نیت. هر چقدر هم که تماشای انبوه نامه های بدنام روی پیشخوان شما بزرگ و بزرگتر می شود خسته کننده باشد، واقعیت این است که اکثر اسناد موجود در آن انبوه، مانند صورت حساب ها، سوابق مالیاتی، اسناد بهداشتی و موارد دیگر، مهم هستند و باید باشند. ذخیره. اگرچه به هم ریختگی بخشی اجتناب ناپذیر از زندگی است، اما می توان اسناد ضروری خود را به روشی سازماندهی شده نگهداری و نگهداری کرد که به آنها اضافه نشود.
قبل از اینکه بتوانید اسناد مهم خود را به روش صحیح سازماندهی یا کنار بگذارید، ابتدا باید اوراقی را که مطمئناً به آنها نیاز ندارید پاک کنید. در حالی که سازماندهی اسناد شما در نهایت هدف است، از جمله کاغذهایی که در سیستم سازمانی جدیدتان از آنها استفاده نمی کنید، به سادگی اجازه می دهد تا آن اوراق به طور غیر ضروری فضای ارزشمندی را در خانه شما اشغال کنند.
اگر اسناد شما کل پیشخوان آشپزخانه شما را اشغال کرده است و مطمئن نیستید که از کجا شروع کنید، شرکت Document Advantage پیشنهاد می‌کند که انبوه کاغذها را بشکنید و آنها را به گروه‌های کوچکتر و قابل کنترل‌تر دسته‌بندی کنید که به راحتی قابل سازماندهی باشند. کار بر روی آن انبوه های کوچکتر به شما امکان می دهد تا نتایج خود را سریعتر ببینید، حس موفقیت را ایجاد می کند و به شما انگیزه می دهد که ادامه دهید. آنها همچنین توصیه می‌کنند که برای مرتب‌سازی اسناد خود زمان‌بندی کنید، زیرا اگر عمداً زمانی را از برنامه خود برای رسیدگی به پروژه جدا کنید، احتمال اینکه حواس‌تان پرت شود یا قطع شود، کمتر خواهد بود.
در حین بررسی انبوه کاغذهای اولیه، The Spruce توصیه می کند اسناد را به پنج دسته مجزا دسته بندی کنید: اقدام، بایگانی، خانگی، بازیافت و خرد کردن. کاغذهایی که در انبوه اکشن قرار می گیرند، هر چیزی هستند که نیاز به توجه فوری دارند و می توانند بازیافت شوند، مانند صورت حساب ها، دعوت نامه های عروسی یا مهمانی، یادآوری های قرار یا بلیط های پارکینگ. هنگامی که مطمئن شدید که به آنها رسیدگی شده است، دیگر نیازی به آنها ندارید و سپس می توان آنها را بازیافت یا خرد کرد.
اسنادی که به دسته بایگانی تعلق دارند باید مواردی مانند سوابق مالیاتی، اجاره نامه، ضمانت نامه یا هر چیز دیگری باشد که باید نگهداری شود، اما نیازی به ارجاع بیشتر از یک یا دو بار در سال نیست. انبوه خانه باید حاوی اسنادی باشد که به آنها مراجعه می کنید و بیشتر از آنها استفاده می کنید، مانند دستور العمل ها، کوپن ها، کتابچه راهنمای کاربر، و اسناد سفر آینده.
خلاص شدن از شر کاغذها در طول یک ولگردی بی نظم می تواند فضای ارزشمندی را روی پیشخوان آشپزخانه شما آزاد کند و احساس سبکی به شما بدهد. با این حال، شما همچنان باید مراقب باشید، حتی در مورد اسنادی که دیگر نیازی ندارید یا نمی خواهید، در صورتی که حاوی اطلاعات شخصی باشند. هر کاغذی که اطلاعات شخصی یا محرمانه نداشته باشد را می توان با خیال راحت بازیافت کرد. در مقابل، اسناد شخصی بیشتری با اطلاعات شناسایی روی آن باید قبل از دور انداختن برای محافظت از اطلاعات خصوصی شما، خرد شوند.
به گفته The Spruce، انبوه بایگانی احتمالاً حاوی بسیاری از با ارزش ترین اطلاعات شما خواهد بود، بنابراین ضروری است مطمئن شوید که این اسناد را در مکانی امن مانند یک گاوصندوق نسوز یا جعبه قفل برای محافظت از آنها ذخیره می کنید. اگر اسناد زیادی دارید که باید بایگانی شوند، آنها پیشنهاد می‌کنند که آن مقالات را به زیرمجموعه‌های کوچکتر مرتب کنید و یک مکان مشخص برای همه سوابق مرتبط با دسته‌های گسترده‌تر مانند اسناد املاک ، سوابق تحصیلی، سوابق سلامت، اطلاعات بیمه و غیره داشته باشید. سایرین به این ترتیب در صورت نیاز به راحتی می توان به آنها مراجعه کرد و با توجه به سبک سازمانی، دیگر اسناد را مختل و به هم ریخت.
به طور مشابه، می‌توانید اسناد را با دسته‌بندی آنها در دسته‌های کوچکتر که به بهترین نحو با سبک زندگی شما مطابقت دارند، در انبوه خانه سازماندهی کنید. و در حالی که نگهداری اسناد خانگی در کمد بایگانی قابل قبول است، اما The Spruce توصیه می کند به جای آن آنها را در یک کلاسور نگهداری کنید، زیرا فضای کمتری را اشغال می کند و به راحتی می توان آن را در صورت نیاز ذخیره و جابجا کرد.
شما می خواهید انباشته عمل خود را تا حد امکان کوچک نگه دارید، و به همین دلیل، هرگز نباید هیچ یک از اسناد خود را به طور کامل ذخیره یا از آن انبوه جدا کنید زیرا باید فوراً به آنها رسیدگی شود. بهترین گزینه این است که آنها را در یک سینی کاغذ رومیزی یا یک پوشه فایل واحد و به راحتی در دسترس قرار دهید – به این ترتیب اسناد شما سازماندهی می شوند و در عین حال فوراً در دسترس هستند.